1. Inkoopfase

Focus op de gehele cyclus

Een afvalvrij kantoor realiseer je niet door pas na gebruik na te gaan denken over hoogwaardig hergebruik. Je begint aan de voorkant van het proces: bij de inkoop. Als inkoper heb je een grote invloed op wat er wordt gekocht en welke afspraken er met leveranciers worden gemaakt. Hoe stel je de juiste vraag aan de markt? En hoe borg je optimaal gebruik en herbruikbaarheid van grondstoffen in het hele proces?

Image
Wat kan jij doen?

Wat kan jij doen?

Welke invloed kun jij als FM uitoefenen?

Quick wins

Quick wins

Welke successen kun je snel realiseren?

Wie heb je nodig?

Wie heb je nodig?

Welke partijen kun je betrekken?

Slimme vragen

Slimme vragen

Welke vragen moet je vooral stellen?

Succesfactoren

Succesfactoren

Hoe maak je het tot een succes?

Tips

Tips

Waar kun je op letten?

Wat kan jij doen?

Focus vanaf het begin op de gehele levenscyclus van het product. Door het stellen van de juiste vraag stimuleer je de markt om anders te gaan denken, ontwerpen en produceren.

Door vooraf met de leverancier afspraken te maken over de periode na einde gebruik, borg je dat producten ook na de gebruiksfase hoogwaardig bruikbaar zijn. Hierdoor worden producten en grondstoffen optimaal ingezet en voorkom je onnodige verspilling en waardevernietiging.

Bron: Actieplan MVI Rijksinkoopstelsel (2017).

Invloed in het inkoopproces

Het circulaire inkoopproces is een afgeleide van het standaard inkoopproces. Een aantal stappen hebben namelijk extra aandacht nodig om circulair inkopen tot een succes te maken. Het inkoopproces is vereenvoudigd weergegeven.

De strategie is de voorbereiding op het verdere verloop van het inkoopproces. Tijdens deze stap bepaal je de visie & ambitie van jouw organisatie zodat op een later moment de inkoopstrategie (stap 2) hierop kan worden gebaseerd. Je begint met het definiëren van wat duurzaamheid, circulariteit en een afvalvrij kantoor voor jouw organisatie betekent (begrippenkader). Ter referentie voor de eigen visie en ambitie is het gebruikelijk een oriëntatie in het werkveld te doen. Welke ambitie en visie hebben andere organisaties? Welk begrippenkader wordt er gehanteerd? Na deze oriëntatie kun je een duidelijke eigen visie, ambitie en strategie formulieren. Je zet hiermee een stip op de horizon.

Na het formuleren van een strategie, verschuift de focus naar het functioneel specificeren. Traditioneel wordt de oplossing voor een behoefte in de markt gelegd aan de hand van technische specificaties. Bij een circulaire benadering is de kracht om juist enkel de behoefte in de markt te leggen. Daarbij wordt door middel van functionele specificaties de markt zo vrij mogelijk gelaten om invulling te geven aan die behoefte.

Het is gebruikelijk om een 1-op-1 marktconsultatie te organiseren. Een persoonlijk gesprek levert vaak meer op dan een plenaire marktconsultatie. Tijdens het specificeren is belangrijk om de ambitie, visie en behoefte samen met de inkoper te vertalen naar de functionele uitvraag. Ook denk je in deze stap al na over de omgang na einde gebruiksduur (stap 8).

Tijdens stap drie ga je samen met de inkoper het selectie- en gunningsproces in kaart brengen. Het is gebruikelijk om een voorselectie te beoordelen op basis van de duurzame of circulaire visie van de inschrijvers en/of refentieprojecten. Een voorselectie mag niet gaan over de daadwerkelijke opdracht en de drempel voor de referentieprojecten moet niet te hoog zijn, omdat je daarmee innovatieve partijen uitsluit.

In de gunningsfase wordt vaak een plan van aanpak uitgewerkt om de markt uit te dagen om de aanpak, het groeimodel en bijbehorende KPI’s te formuleren. Het plan dient vervolgens als basis van de contractperiode.

Veelgebruikte procedures zijn de concurrentiegerichte dialoog of de mededingingsprocedure met onderhandeling. Deze vormen bieden de mogelijkheid om een dialoog aan te gaan met marktpartijen tijdens de aanbestedingsfase om de aanbieding en uitvraag aan te scherpen. Een andere vorm is de Rapid Circular Contracting.

Tijdens de contractperiode maakt de traditionele verhouding tussen klant/leverancier en bestelling/levering plaats voor circulaire contracten die meer gericht zijn op partnerships en langdurige samenwerking.

Meestal wordt gekozen voor een contractduur van 10 tot 15 jaar (verdeeld over verschillende termijnen). Dit geeft ruimte voor een groeimodel dat invulling moet geven aan de gestelde ambities van de organisatie (stap 1). In de contracten kan worden gedacht aan bijvoorbeeld koop-terugkoop of pay-for-use waarbij de leverancier eigenaar blijft van het product.

Deze stap wijkt niet veel af van het reguliere inkoopproces. Een belangrijk onderdeel is het monitoren van ontwikkelingen in de markt en van de producten die worden geleverd. Doordat circulaire producten vaak gekoppeld zijn aan een langere contractduur is het niet uitgesloten dat er in de toekomst betere oplossingen beschikbaar zijn. Hoewel dit door middel van de KPI's en het groeimodel in het contract is gewaarborgd, is het belangrijk dit te blijven monitoren.

Het is belangrijk om producten optimaal te onderhouden en hierdoor zoveel mogelijk waarde te behouden. In een circulair contract is het niet vanzelfsprekend om zelf eigenaar te zijn van alle producten. Hierdoor kan het zijn dat reparaties ook door de leverancier of partner worden uitgevoerd.

Nieuwe contractvormen gaan vaak gepaard met andere betaalsystemen. Leasen is een zeer gebruikelijk betaalsysteem waarbij de leverancier eigenaar blijft van het product. Met een koop-terugkoop garantie kan er statiegeld op product zitten.

Het is slim om voooraf met de financiële afdeling in gesprek te gaan omdat de budgetten misschien anders verdeeld moeten worden (eenmalige investering versus exploitatiebudgetten).

In de laatste stap wordt invulling gegeven aan het retourproces van de producten. Als alle voorgaande stappen met aandacht zijn uitgevoerd, is de waarde van de materialen en grondstoffen in de producten behouden.

De afspraken die zijn gemaakt in het contract (stap 4) moeten nu tot uitvoering komen. Een circulaire stoel is immers niet circulair als deze alsnog in de verbrandingsoven belandt. Wanneer in het contract is afgesproken dat producten na einde gebruik worden ingenomen door de leverancier en hoogwaardig heringezet worden, moet dat in deze fase worden gewaarborgd.

Invloed via eigenaarschap & businessmodellen

Er zijn een aantal verschillende business- en verdienmodellen die passen bij circulariteit. Het grote verschil tussen deze modellen zit in het eigenaarschap. Al tijdens de inkoopfase bedenk je welke vrijheid de markt heeft in het aanbieden van andere businessmodellen en of dit past bij je organisatie.

Zelf eigenaar

Hierbij gaat het om modellen waarbij je zelf eigenaar bent van het product. Circulariteit kan worden gewaarborgd door een terugname van het product door de leverancier of door zelf te zoeken naar de beste wijze van hergebruik na einde gebruiksperiode. Hierbij is de klant verantwoordelijk voor het retourneren van het product na de gebruiksfase en moet de leverancier deze terugname faciliteren.

Voorbeeld: Tapijttegels

De Haagse New World Campus (NWC) heeft sinds 2016 een circulaire tapijttegel. Hierbij zijn oude tapijttegels gereinigd en hergebruikt en hebben ze daarnaast een huurkoopovereenkomst met de leverancier afgesloten. Hierin betaalt NWC voor gebruik en onderhoud van de tegels. Als zij na de contractperiode besluiten dat ze de tegels willen terugverkopen aan de leverancier, is dit mogelijk door de terugkoopgarantie in het contract. In dit geval betaalt de leverancier de restwaarde van het product uit aan NWC en neemt de tapijttegels terug om deze opnieuw te hergebruiken.

Meer lezen?

Wie heb je nodig?

  • Innovatieve marktpartijen ofwel huidige partijen die bereid zijn samen te werken aan de gestelde ambitie en doelen. 
  • Een inkoper die ruimte durft te geven.
  • De gebruikers van hetgeen ingekocht wordt. Voldoet dit aan de behoefte?
  • Vertrouwen van het management. Om iedereen achter dezelfde ambitie te krijgen is het belangrijk dat zij zich duidelijk uitspreekt voor een afvalvrij kantoor en hier ook mandaat voor geeft.  
Image

Succesfactoren

Duidelijke visie en ambitie

Duidelijke visie en ambitie

Afval van de ene dienst kan een grondstof zijn voor de andere dienst.
Betrek de markt

Betrek de markt

Markt betrekken bij de uitvraag: zij zijn de expert
Stimuleer samenwerking

Stimuleer samenwerking

Samenwerking stimuleren tussen de verschillende leveranciers
Ruimte voor een groeimodel

Ruimte voor een groeimodel

Om binnen de contractduur te groeien.
Integrale benadering

Integrale benadering

Een integrale benadering van inkoop, gebruiker, FM-operatie en de markt.
Total Cost of Ownership

Total Cost of Ownership

Kijk naar de kosten van de totale levensduur in plaats van alleen de initiële investering.

Quick wins

Kijk naar de bestaande contracten. Ga het gesprek aan met de leverancier om bij te dragen aan de ambitie.
Organiseer de retourname. Zorg dat de retourname van het product na einde gebruiksperiode met de leverancier is georganiseerd in het contract.
Vraag een materiaalpaspoort van het product. Met het materiaalpaspoort krijg je inzicht in waar het product uit bestaat t.b.v. hergebruik na einde gebruiksperiode.
Design for disassembly. Daag de markt uit om ook in het productontwerp na te denken over herbruikbaarheid.
Hergebruik. Geef ruimte voor het aanbieden van 'volwassen' of gerefurbished producten.
Image

Slimme vragen aan de markt

Wat is de milieu-impact van het product? (inclusief productie & logistiek)
Hoe wordt het retourproces gefaciliteerd?
Wat is de restwaarde na einde gebruiksperiode?
Wat gebeurt er met het product, de materialen of de grondstoffen na de gebruiksperiode?
Wat is de mate van herbruikbaarheid na de gebruiksperiode?
Mag ik een materiaalpaspoort van het product?
Wat is de herkomst van de materialen?
Kunt u garanderen dat er geen toxische stoffen in het product zitten?
Kunt u garanderen dat het product uit materialen bestaat die eenvoudig te scheiden zijn? (design for disassembly)
Hoe zorg je ervoor dat er geen verspilling plaatsvindt door verpakkingsmateriaal?

Tips bij de verbeteracties

Kennisplatformen & overheidsinitiatieven

Image

Een initiatief van MVO Nederland, NEVI, PIANOo en Rijkswaterstaat. Bedrijven en overheden wisselen binnen de coalitie kennis en ervaringen uit. De deelnemers verspreiden hun opgedane ervaringen en geleerde lessen, zodat iedereen die te maken heeft met het inkoopproces hiervan kan profiteren. ‘De oogst van 3 jaar Green Deal Circulair Inkopen’ is een resultaat van deze Green Deal, net als de wegwijzer circulair inkopen.

Image

Geeft deelnemende organisaties zes maanden de tijd om tot een concreet actieplan te komen. Er is een handreiking geschreven, maar ook staan alle actieplannen op de website van PIANOo. Dit kan als inspiratie dienen voor het stellen van doelen voor je eigen organisatie door de inkooporganisatie.

Image

De landelijke criteria voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) zijn beschikbaar via een online tool. De MVI tool is een handig hulpmiddel bij het verzamelen van de meest recente MVI-criteria voor je inkoopdocument. 

Image

Rijkswaterstaat en PIANOo starten met 10 leernetwerken klimaatneutraal en circulair inkopen. Veel daarvan zijn leernetwerken in de facilitaire sector zoals bedrijfskleding, kantoorinrichting, energie en bouw. Deelname aan deze leernetwerken is gratis voor overheidsorganisaties en de resultaten worden gedeeld op de website.