Einde gebruiksfase

Analyse van het afval

• Welke afvalstromen worden al gescheiden ingezameld? Denk hierbij aan dagelijks afval zoals papier, GFT, glas, PMD verpakkingen en restafval, maar ook incidentele stromen zoals bouwafval, chemisch afval en ICT-afval.
• Hoeveel afval komt wekelijks vrij? Vaak is deze informatie te vinden op de factuur of kun je een afvalrapportage opvragen bij de afvaldienstverlener(s).
• Waar bestaat het restafval uit? Dit is belangrijk om te weten om vast te stellen of er nog meer afval gescheiden kan worden. Dit kan worden opgepakt met de afvalverwerker, maar kan ook zelf georganiseerd worden door letterlijk het afval te doorzoeken. Door middel van challenges kunnen medewerkers betrokken worden in dit onderzoek en wordt er aandacht besteed aan het creëren van draagvlaak. Stuur je medewerkers bijvoorbeeld op afvalsafari: laat ze onderzoeken wat er bij het restafval terecht komt dat daar niet thuishoort of vraag ze hun afval gedurende één dag in kaart te brengen.

Inzicht in huidige contracten

• Met welke partij(en) zijn afvalcontracten gesloten? Denk naast afvaldienstverleners ook aan schoonmaakpartijen, startups die werken met reststromen en verwerkers van incidentele reststromen.
• Welke afspraken zijn er gemaakt? Denk aan ophaalfrequentie, verwerking reststromen, faciliteren afvalscheiding etc.

Inzicht in de uitvoering

• Inventariseer gedrag medewerkers: wat vinden ze van de afvalinzameling, maken ze gebruik van de faciliteiten, wat is het kennisniveau omtrent afval?
• Hoe werken de interne inzamelaars? Dit is vaak de schoonmaakorganisatie.
• Doet de afvaldienstverlener hetgeen in de contracten is vastgelegd?

Zorg dat het proces goed is ingericht. De belangrijkste eerste stap in het scheiden van afval is zorgen dat de afvalscheiding en verwerking goed is gefaciliteerd.

Maak duidelijke afspraken met de afvalverwerkers. Op welke manier wordt het afval ingezameld, hoe worden reststromen verwerkt en hoe is dit zichtbaar op de werkvloer?

• Vraag om aparte tarieven voor gescheiden afvalstromen en eventueel containermaten met meer volume of een perscontainer. Dit resulteert in minder ledigingen, minder transport, minder kosten. Vergelijk ook verschillende aanbieders door elders een offerte op te vragen (als je twijfelt over prijs) of referenties te checken (als je twijfelt over kwaliteit).
• Vraag ook om inzicht in de verwerkingslocatie van de reststroom. De reststromen leggen vaak grote afstanden af naar opslag- of verwerkingslocaties in binnen- en buitenland.

Faciliteer een gemakkelijke afvalscheiding. Medewerkers gaan gemakkelijker afval scheiden als dit goed is gefaciliteerd op de werkvloer. 

• Zorg voor goede inzamelingsfaciliteiten. Let hierbij op dat een medewerker in één beweging zijn afval kwijt kan en dus niet voor iedere stroom een nieuwe bak of kastje open hoeft te maken. De ervaring leert dat de meeste medewerkers dan kiezen voor gemak en al het afval in de restafvalbak gooien.
• Plaats voldoende afvalbakken op een nabije afstand. Denk aan een centrale plek die vaak gepasseerd wordt zoals het koffieapparaat of op de weg richting het toilet.
• Zorg dat het afval zo min mogelijk volume inneemt als het wordt ingezameld, maar dat er wel voldoende inzamelingscapaciteit is. Gebruik voor koffiebekers bijvoorbeeld een inzamelbuis en vouw drankkartons op.

Wees flexibel voor innovaties. De transitie naar een duurzame samenleving gaat gepaard met snelle ontwikkelingen, zo ook op het gebied van afval. Zorg ervoor dat de processen zo zijn ingericht dat er ruimte is om innovaties te implementeren als deze bijdragen aan een afvalvrij kantoor.

• Werk niet met exclusieve afvalcontracten, dit verplicht je om alle afvalstromen gedurende de looptijd te ontdoen richting 1 afvaldienstverlener. Hierdoor kun je tussentijds geen gebruik maken van innovaties op het gebied van recycling. Spreek daarom af om binnen een contract een groeimodel te volgen en daarmee vernieuwing binnen het contract te realiseren.
• Laat containers niet inbouwen in het meubilair. Dit maakt je afhankelijk van een specifiek soort container en vaak van een specifieke afvaldienstverlener.
• Wellicht is het gescheiden inzamelen van een bepaalde afvalstroom nu nog niet rendabel, maar dit kan snel veranderen. Voorkom dat je inzamelingsfaciliteiten aanschaft die niet aan te passen zijn.

Afval scheiden klinkt makkelijker dan het is. Zorg dat medewerkers in een oogopslag weten wat in welke bak hoort. Zorg ervoor dat de informatie duidelijk zichtbaar is bij de inzamelingsbakken, een campagne kan helpen om het kennisniveau te vergroten.

• Maak gebruik van kleuren en pictogrammen die begrijpelijk zijn en aansluiten bij landelijk huishoudelijk afval. De afvalstromen die op kantoor vrijkomen zijn namelijk grotendeels vergelijkbaar met de afvalstromen die medewerkers thuis inzamelen. Naast pictogrammen en kleuren op de afvalbakken kan je ook gebruik maken van duidelijke posters.

• Vraag je je af wat in welke bak hoort? Een hulpmiddel is de afvalscheidingswijzer. 
• In Nederland worden verschillende varianten van de afvalstroom ingezameld. Vraag aan de afvalinzamelaar welke producten wel en niet in het plastic afval mogen. Zorg daarnaast voor extra communicatie naar de medewerkers met het juiste bijpassende pictogram. Dit is een afvalstroom in ontwikkeling, waar extra aandacht voor nodig is. 

In stap 3 is al het onderwerp communicatie besproken, maar communicatie is een doorlopend thema. Om een afvalvrij kantoor te realiseren is draagvlak en bewustwording bij medewerkers namelijk onmisbaar.

Indirecte communicatie
Besteed daarom, naast directe communicatie (zoals gedragscampagnes en bordjes bij de afvalbakken), ook aandacht aan indirecte communicatie. Dit kan bijvoorbeeld door middel van framing, nudging en boosting, dit zijn technieken die onbewust het gedrag kunnen beïnvloeden.

• Framing gebruikt taal en schept een kader door een bepaald aspect naar voren te brengen.
• Nudging is onbewuster en geeft je een ‘duwtje in de rug’ richting bepaald gedrag, zonder dat je je beïnvloed voelt. Denk aan voetstappen die naar een prullenbak leiden.
• Met boosting probeer je actief gedrag te versterken door mensen de kennis en middelen te geven om zelf de juiste keuze te maken. Zo kun je bijvoorbeeld laten zien hoeveel CO₂ uitstoot er gepaard gaat met verschillende keuzes die iemand kan maken. Met deze informatie kun je een lange termijn gedragsverandering bewerkstelligen omdat je mensen een vaardigheid aanleert. Bij nudging daarentegen zorgt het weghalen van de interventie (bijvoorbeeld de voetstapjes) vaak tot het verdwijnen van het effect.

Neem medewerkers mee in de ambitie voor een afvalvrij kantoor. Waarom is een afvalvrij kantoor noodzakelijk? Wat voor impact kan ermee worden gemaakt? Wat gebeurt er met de afvalstromen?

Lees ook het inspiratiedocument: Aan de slag met gedrag voor betere afvalscheiding in uw bedrijf en de inspiratielijst afvalscheiden van D&B over gedragsverandering in afvalscheiding. 

Resultaten delen
Het is belangrijk om resultaten tastbaar te maken, dit kan eventueel in samenwerking met je afvaldienstverlener. Maak gebruik van storytelling en verschillende communicatietechnieken om medewerkers mee te nemen in de behaalde impact. Maar let op, te veel communicatie kan averechts werken.

• Laat zien wat gemaakt is van het ingezamelde afval.
• Laat zien hoeveel nieuwe grondstoffen gespaard zijn. Denk bijvoorbeeld aan het aantal bomen dat niet gekapt is omdat er minder papier is gebruikt.
• Maak de CO₂ besparing inzichtelijk.

Feedback geven
Mensen hebben feedback nodig om betrokken te blijven bij een onderwerp. Feedback geeft medewerkers een goed gevoel over hun gedragsverandering.

• Beloon goed gedrag. Denk hierbij aan het implementeren van een spelelement om duurzaam gedrag te faciliteren.
• Ontwikkel een eigen slogan of beeldmerk.
• Vier successen.
• Open een ideeënbox of e-mailadres waar medewerkers feedback en ideeën kunnen delen.

Om te voorkomen dat het project slechts een tijdelijk effect heeft, is het van belang om na te denken over hoe de nieuwe situatie blijft bestaan. Zorg er in ieder geval voor dat het project niet van één of twee personen afhangt, maar creëer een grotere groep van betrokken collega’s; de ambassadeurs van het afvalvrije kantoor. Een andere manier om het resultaat niet verloren te laten gaan, is om juist nieuwe collega’s tijdens hun inwerkperiode goed te informeren over wat er van hen verwacht wordt. 

Om een afvalvrij kantoor en de bijbehorende doelstellingen te realiseren is het belangrijk om te monitoren op vooruitgang en bij te sturen indien nodig.

• Kies vaste momenten waarop monitoring plaatsvindt. Het is verstandig monitoring te starten na één of twee maanden en dit eenmaal per kwartaal te continueren. Zeker in de beginfase is deze monitoring belangrijk om op tijd bij te sturen. Gebruik hiervoor o.a. periodieke rapportages van de afvaldienstverlener.
• Monitor het gedrag en de tevredenheid van de medewerkers na implementatie van de verbeteracties. Je kunt dit doen aan de hand van een enquête, gesprekken op de werkvloer en observatie van het gedrag. Let wel: veranderingen op het gebied van inzamelstructuur leveren vaak in eerste instantie weerstand op bij medewerkers.
• Communiceer met de ketenpartners. Controleer of externe partijen zoals afvalinzamelaars en schoonmakers werken volgens de gemaakte afspraken, maar vraag ze ook om feedback.

Bijsturing is nodig wanneer bijvoorbeeld: afvalcijfers tegenvallen, medewerkers niet gemotiveerd zijn, externe partijen aangeven dat het beter kan en/of de uitvoering problemen oplevert.