Inkoopfase

Focus op de gehele cyclus

Een afvalvrij kantoor realiseer je niet door pas na gebruik na te gaan denken over hoogwaardig hergebruik. Je begint aan de voorkant van het proces: bij de inkoop. Als inkoper heb je een grote invloed op wat er wordt gekocht en welke afspraken er met leveranciers worden gemaakt. Hoe stel je de juiste vraag aan de markt? En hoe borg je optimaal gebruik en herbruikbaarheid van grondstoffen in het hele proces?

Image

Wat kan jij doen?

Focus vanaf het begin op de gehele levenscyclus van het product. Door het stellen van de juiste vraag stimuleer je de markt om anders te gaan denken, ontwerpen en produceren.

Door vooraf met de leverancier afspraken te maken over de periode na einde gebruik, borg je dat producten ook na de gebruiksfase hoogwaardig bruikbaar zijn. Hierdoor worden producten en grondstoffen optimaal ingezet en voorkom je onnodige verspilling en waardevernietiging.

Invloed in het inkoopproces

Het circulaire inkoopproces is een afgeleide van het standaard inkoopproces. Een aantal stappen hebben namelijk extra aandacht nodig om circulair inkopen tot een succes te maken. Het inkoopproces is vereenvoudigd weergegeven.

Stap 1: Strategie

De strategie is de voorbereiding op het verdere verloop van het inkoopproces. Tijdens deze stap bepaal je de visie & ambitie van jouw organisatie zodat op een later moment de inkoopstrategie (stap 2) hierop kan worden gebaseerd. Je begint met het definiëren van wat duurzaamheid, circulariteit en een afvalvrij kantoor voor jouw organisatie betekent (begrippenkader). Ter referentie voor de eigen visie en ambitie is het gebruikelijk een oriëntatie in het werkveld te doen. Welke ambitie en visie hebben andere organisaties? Welk begrippenkader wordt er gehanteerd? Na deze oriëntatie kun je een duidelijke eigen visie, ambitie en strategie formulieren. Je zet hiermee een stip op de horizon.

Invloed via eigenaarschap & businessmodellen

Er zijn een aantal verschillende business- en verdienmodellen die passen bij circulariteit. Het grote verschil tussen deze modellen zit in het eigenaarschap. Al tijdens de inkoopfase bedenk je welke vrijheid de markt heeft in het aanbieden van andere businessmodellen en of dit past bij je organisatie.

Zelf eigenaar

Hierbij gaat het om modellen waarbij je zelf eigenaar bent van het product. Circulariteit kan worden gewaarborgd door een terugname van het product door de leverancier of door zelf te zoeken naar de beste wijze van hergebruik na einde gebruiksperiode. Hierbij is de klant verantwoordelijk voor het retourneren van het product na de gebruiksfase en moet de leverancier deze terugname faciliteren.

Voorbeeld: Tapijttegels

De Haagse New World Campus (NWC) heeft sinds 2016 een circulaire tapijttegel. Hierbij zijn oude tapijttegels gereinigd en hergebruikt en hebben ze daarnaast een huurkoopovereenkomst met de leverancier afgesloten. Hierin betaalt NWC voor gebruik en onderhoud van de tegels. Als zij na de contractperiode besluiten dat ze de tegels willen terugverkopen aan de leverancier, is dit mogelijk door de terugkoopgarantie in het contract. In dit geval betaalt de leverancier de restwaarde van het product uit aan NWC en neemt de tapijttegels terug om deze opnieuw te hergebruiken.

Meer lezen?

Wie heb je nodig?

  • Innovatieve marktpartijen ofwel huidige partijen die bereid zijn samen te werken aan de gestelde ambitie en doelen. 
  • Een inkoper die ruimte durft te geven.
  • De gebruikers van hetgeen ingekocht wordt. Voldoet dit aan de behoefte?
  • Vertrouwen van het management. Om iedereen achter dezelfde ambitie te krijgen is het belangrijk dat zij zich duidelijk uitspreekt voor een afvalvrij kantoor en hier ook mandaat voor geeft.  
Image

Succesfactoren

Duidelijke visie en ambitie

Duidelijke visie en ambitie

Afval van de ene dienst kan een grondstof zijn voor de andere dienst.
Betrek de markt

Betrek de markt

Markt betrekken bij de uitvraag: zij zijn de expert
Stimuleer samenwerking

Stimuleer samenwerking

Samenwerking stimuleren tussen de verschillende leveranciers
Ruimte voor een groeimodel

Ruimte voor een groeimodel

Om binnen de contractduur te groeien.
Integrale benadering

Integrale benadering

Een integrale benadering van inkoop, gebruiker, FM-operatie en de markt.
Total Cost of Ownership

Total Cost of Ownership

Kijk naar de kosten van de totale levensduur in plaats van alleen de initiële investering.

Quick wins

Kijk naar de bestaande contracten. Ga het gesprek aan met de leverancier om bij te dragen aan de ambitie.
Organiseer de retourname. Zorg dat de retourname van het product na einde gebruiksperiode met de leverancier is georganiseerd in het contract.
Vraag een materiaalpaspoort van het product. Met het materiaalpaspoort krijg je inzicht in waar het product uit bestaat t.b.v. hergebruik na einde gebruiksperiode.
Design for disassembly. Daag de markt uit om ook in het productontwerp na te denken over herbruikbaarheid.
Hergebruik. Geef ruimte voor het aanbieden van 'volwassen' of gerefurbished producten.
Image

Slimme vragen aan de markt

Wat is de milieu-impact van het product? (inclusief productie & logistiek)
Hoe wordt het retourproces gefaciliteerd?
Wat is de restwaarde na einde gebruiksperiode?
Wat gebeurt er met het product, de materialen of de grondstoffen na de gebruiksperiode?
Wat is de mate van herbruikbaarheid na de gebruiksperiode?
Mag ik een materiaalpaspoort van het product?
Wat is de herkomst van de materialen?
Kunt u garanderen dat er geen toxische stoffen in het product zitten?
Kunt u garanderen dat het product uit materialen bestaat die eenvoudig te scheiden zijn? (design for disassembly)
Hoe zorg je ervoor dat er geen verspilling plaatsvindt door verpakkingsmateriaal?