Inkoopfase

Het bepalen van de visie en ambitie van jouw organisatie is belangrijk in de voorbereiding van het inkoopproces. Je begint met het definiëren wat duurzaamheid, circulariteit en een afvalvrij kantoor voor jouw organisatie betekent. Ter referentie voor de eigen visie en ambitie is het gebruikelijk een oriëntatie in het werkveld te doen. Welke ambitie en visie hebben andere organisaties? Welk definitie van circulair inkopen wordt er gehanteerd? Na deze oriëntatie kun je een duidelijke eigen visie, ambitie en bijbehorende strategie formuleren. Je zet hiermee een stip op de horizon.

In deze stap verschuift de focus naar het functioneel specificeren van de behoefte. Traditioneel wordt een oplossing uitgevraagd aan de markt op basis van technische specificaties. Bij een circulaire benadering is de kracht om juist enkel de behoefte in de markt te leggen. Door gebruik te maken van functionele specificaties wordt de markt zo vrij mogelijk gelaten om invulling te geven aan die behoefte.

Het is, afhankelijk van de productcategorie, gebruikelijk om een 1-op-1 marktconsultatie te organiseren. Een persoonlijk gesprek levert vaak meer op dan een plenaire marktconsultatie. Tijdens het specificeren is belangrijk om de ambitie, visie en behoefte samen met de inkoper te vertalen naar de functionele uitvraag. Ook denk je in deze stap al na over het proces na einde gebruiksduur (stap 8).

In deze fase ga je samen met de inkoper het selectie- en gunningsproces in kaart brengen. Het is gebruikelijk om een voorselectie te houden waarin de inschrijvers worden beoordeeld op hun circulaire visie en/of duurzame referentieprojecten. Een voorselectie mag niet gaan over de daadwerkelijke opdracht en de drempel voor de referentieprojecten moet niet te hoog zijn, omdat je daarmee innovatieve partijen uitsluit.

In de gunningsfase wordt vaak gevraagd om een plan van aanpak voor het circulaire aanbod uit te werken, daarmee wordt de markt uitgedaagd een aanpak, groeimodel en bijbehorende KPI’s te formuleren. Dit plan dient vervolgens als basis van de contractperiode.

Veelgebruikte procedures zijn de concurrentiegerichte dialoog of de mededingingsprocedure met onderhandeling. Deze vormen bieden de mogelijkheid om een dialoog aan te gaan met marktpartijen tijdens de aanbestedingsfase om de aanbieding en uitvraag aan te scherpen. Een andere vorm is de Rapid Circular Contracting.

Bij circulaire contracten maakt de traditionele verhouding tussen klant/leverancier plaats voor een meer gelijkwaardige partnerships en langdurige samenwerking.

Meestal wordt gekozen voor een contractduur van 10 tot 15 jaar (verdeeld over verschillende termijnen). Dit geeft ruimte voor een groeimodel om invulling te geven aan de gestelde ambities van de organisatie (stap 1). In deze contracten is ook ruimte om circulaire businessmodellen te implementeren zoals koop-terugkoop of pay-for-use waarbij de leverancier eigenaar blijft van het product. Onder dit stappenplan kun je meer lezen over ‘Circulaire Businessmodellen’

Deze stap wijkt niet veel af van het reguliere inkoopproces. Belangrijk is om tijdens de contractperiode de ontwikkelingen in de markt en binnen het contract op het gebied van duurzaamheid en circulariteit te monitoren. Doordat circulaire producten vaak gekoppeld zijn aan een langere contractduur is het niet uitgesloten dat er tijdens de contractperiode betere oplossingen beschikbaar komen. Hoewel dit door middel van de KPI's en het groeimodel in het contract is gewaarborgd, is het belangrijk dit te blijven monitoren.

Het is belangrijk om producten optimaal te onderhouden om zoveel mogelijk waarde te behouden gedurende de gebruiksfase. Lees hier meer over waardebehoud gedurende de gebruiksfase. In een circulair contract is het niet vanzelfsprekend om zelf eigenaar te zijn. Soms houdt dat in dat onderhoud en reparaties ook door de leverancier of een partner worden uitgevoerd.

Nieuwe contractvormen gaan vaak gepaard met andere verdienmodellen. Als gevolg daarvan wordt betaling vaker verspreid over de contractperiode in plaats van een eenmalige betaling vooraf.  Leasen is een bekend en gebruikelijk model waarbij de leverancier eigenaar blijft van het product. Met een koop-terugkoop garantie wordt er een soort statiegeld verbonden aan een product.

Het is slim om vooraf met de financiële afdeling in gesprek te gaan over deze verschillende verdienmodellen, omdat een gevolg kan zijn dat de budgetten anders verdeeld moeten worden (eenmalige investering versus exploitatiebudgetten).

In de laatste stap wordt invulling gegeven aan het retourproces van de producten. Als alle voorgaande stappen met aandacht zijn uitgevoerd, is de waarde van de materialen en grondstoffen zoveel mogelijk behouden.

De afspraken die zijn gemaakt in het contract (stap 4) moeten nu tot uitvoering komen. Een circulaire stoel is immers niet circulair als deze alsnog in de verbrandingsoven belandt. Wanneer in het contract is afgesproken dat producten na einde gebruik worden ingenomen door de leverancier en hoogwaardig heringezet worden, wordt dat in deze fase gewaarborgd.

Als je als organisatie zelf eigenaar bent van een product kan circulariteit worden gewaarborgd door een terugname van het product door de leverancier of door zelf te zoeken naar de beste wijze van hergebruik na gebruik. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het retourneren van het product na de gebruiksfase, de leverancier kan deze terugname wel faciliteren.

De Haagse New World Campus (NWC) heeft sinds 2016 een circulaire tapijttegel. Oude tapijttegels zijn gereinigd en hergebruikt en daarnaast is een huurkoopovereenkomst met de leverancier afgesloten. NWC betaalt voor gebruik en onderhoud van de tegels. Als ze na de contractperiode besluiten dat ze de tegels willen terug verkopen aan de leverancier, is dit mogelijk door de terugkoopgarantie in het contract. In dit geval betaalt de leverancier de restwaarde van het product uit aan NWC en neemt de tapijttegels terug om deze te hergebruiken.

Meer lezen?

• Duurzaambedrijfsleven.nl, Interface: Tapijten terugkopen aan het eind van levensduur (2016).
• Planbureau voor de Leefomgeving, Van betalen voor bezit naar betalen voor gebruik (2017).

Hierbij gaat het om businessmodellen waarbij verschillende mensen gebruik maken van eenzelfde product. Het doel is het intensiveren van het productgebruik en daarmee het grondstoffengebruik te verminderen. Eigenaarschap kan liggen bij een persoon of bij een organisatie.

Veel van onze bezittingen zijn geen dagelijkse gebruiksproducten en worden na aankoop maar een aantal keer gebruikt. Zo gebruiken we 80% van onze spullen zelfs maar 1 keer in de maand. Een Amsterdamse ondernemer bedacht een manier om het gebruik van deze producten te intensiveren: een platform waarop mensen hun spullen te huur of te leen kunnen aanbieden. Mensen hoeven producten nu niet te kopen voor eenmalig gebruik en al aangeschafte producten worden intensiever gebruikt. Door te delen hoeft er minder geconsumeerd en geproduceerd te worden.

Meer lezen?

• Peerby.com/one.

Dit businessmodel wordt het meest geassocieerd met de circulaire economie. De leverancier verkoopt geen product, maar een dienst. Het eigenaarschap blijft bij de leverancier en daarmee ook de waarde van de grondstoffen. Voorbeelden van dit model zijn Product-as-a-Service (PaaS) en Pay-per-use constructies.

Uitgaande van conventionele businessmodellen kopen veel organisaties lampen en armaturen om hun gebouwen te voorzien van licht. Maar eigenlijk is het bezitten van deze producten niet de wens, noch de kernactiviteit van deze organisaties en hebben zij simpel gezegd een vraag naar licht. Schiphol was een van de eerste grotere organisaties die deze vraag naar licht letterlijk in de markt zette. De leverancier is in deze light-as-a-service constructie eigenaar van de armaturen en installaties en daarnaast ook verantwoordelijk voor de prestaties en levensduur van het systeem. Schiphol betaalt voor het gebruik van licht. Door het verleggen van de verantwoordelijkheden binnen de keten ontstaat er een andere prikkel. De nadruk ligt hierdoor op hergebruik, energiezuinigheid, optimale prestatie en een zo lang mogelijke levensduur. Light-as-a-service is daarom in dit geval voordeliger voor zowel de opdrachtgever als de leverancier. 

• Schiphol.nl, Circulaire verlichting in lounge 2 (2017).